Skip to content

Batch Disbursement

Apa itu Batch Disbursement?

Batch Disbursement merupakan produk yang dapat melakukan pengiriman danadalam jumlah banyak secara sekaligus. Batch Disbursement dapat memproses transaksi ke lebih dari 140 bank di seluruh Indonesia cukup dengan mengunggah file excel. Batch Disbursement menghilangkan proses manual untuk memproses transfer dalam jumlah banyak, sehingga meningkatkan tingkat kesuksesan transaksi. Ketika transaksi telah berhasil dilakukan, pihak merchant akan menerima e-mail yang berisikan notifikasi dan penerima dana akan menerima bukti transfer.

Keunggulan menggunakan Batch Disbursement:

  • Cepat, simpel, dan tidak membutuhkan integrasi teknis dari pihak merchant
  • Proses semi-otomatis - Disbursement yang lebih cepat dan tingkat kesuksesan lebih tinggi
  • Memproses disbursement kapan saja, termasuk pada akhir pekan
  • Tidak memerlukan token bank
  • Laporan disbursement yang dikirimkan secara langsung menuju pihak pengguna setiap kali disbursement sukses

Dalam segi apa Batch Disbursement Xendit berbeda dengan jasa transfer Batch milik bank?

Transfer Batch Bank Batch Disbursement Xendit
Proses integrasi yang panjang - Membutuhkan waktu 3 bulan setiap banknya Integrasi 3 hari - (1 hari untuk perkembangan, 1 hari untuk percobaan, 1 hari untuk Go Live)
Bertransaksi dengan token bank Tidak membutuhkan token bank
Transaksi dilakukan per-batch dimana akan memakan waktu lebih lama untuk terkirim Transaksi dapat dilakukan kapan saja secara instan, termasuk akhir pekan
Mengunggah batch secara manual membutuhkan tim untuk melakukan billing. Transaksi yang berskala akan membutuhkan lebih banyak orang Otomatis, rekonsiliasi per baris yang mudah dilihat untuk mengidentifikasi transaksi yang berhasil atau gagal
Cenderung memiliki risiko terjadinya kesalahan individu Dilakukan secara otomatis, tidak ada kesalahan individu

Kapan untuk menggunakan Batch Disbursement?

Untuk Batch Disbursement, tidak ada limit harian untuk jumlah transaksi maupun jumlah batch yang dapat diproses. Namun, ada limit sebanyak 1000 transaksi setiap batchnya. Sebagai contoh, untuk melakukan disbursement sebanyak 5000 transaksi, pengguna perlu mengunggah 5 file excel Batch Disbursement, yang masing-masing berisikan 1000 transaksi, ke dasbor.

Beberapa contoh umum penggunaan Batch Disbursement:

  • Perusahaan e-commerce yang melakukan disbursement dalam jumlah besar untuk mengirimkan dana kepada pemasok, vendor, armada logistik, ataupun pengembalian dana kepada pelanggan.
  • Perusahaan yang melakukan pembayaran bulanan untuk gaji dan insentif karyawan.

Proses Batch Disbursement


alt text

Laporan dari setiap Batch Disbursement akan dikirimkan ke e-mail anda, beserta lampiran file excel yang berisikan status dari setiap transaksi yang ada dalam Batch tersebut. Status daripada Batch tersebut juga akan ditampilkan pada dasbor anda. Berikut adalah daftar status Batch beserta definisinya:

  • Pending: Batch Disbursement sedang diproses
  • Failed: Batch Disbursement telah selesai diproses dan semua transaksi telah gagal
  • Check: Batch Disbursement telah selesai diproses dan sebagian transaksi telah gagal
  • Completed: Batch Disbursement telah selesai diproses dan semua transaksi telah berhasil

Cara membuat Batch Disbursement

Sebelum membuat Batch Disbursement, penting untuk diperhatikan berbagai macam pengguna dan fitur apa saja yang diizinkan untuk diakses pada dasbor. Setiap tahap dari Batch Disbursement bergantung pada tingkatan izin yang dimiliki setiap pengguna, dan ini akan dijelaskan pada petunjuk dibawah. Untuk melihat izin pengguna, buka dasbor > Settings > Users > Invite Users dan klik pada user yang dituju.

alt text

Anda dapat kemudian mengikuti secara terperinci petunjuk Batch Disbursement.

Percobaan Batch Disbursement juga tersedia pada mode Development di dasbor. Untuk memastikan kesuksesan dari integrasi, silakan mengacu pada bagian ini di Xendit docs untuk daftar lengkap dari skenario percobaan yang ada.


Format Batch Disbursement

Silahkan unduh format Batch Disbursement disini.

Format Batch Disbursement akan berupa file excel dan berisikan 2 lembar kerja, yang pertama adalah petunjuk dan yang kedua adalah format yang perlu diisi. (lihat screenshot dibawah).

alt text

Untuk file Batch Disbursement yang berhasil diunggah, mohon untuk diisi kolom berikut yang ada pada format untuk setiap disbursement.

Nama Kolom Deskripsi
Amount (*) Jumlah dalam Rupiah (IDR)
Masukkan hanya angka, tidak dapat memproses simbol. Rumus dapat diproses.
Bank Code (*) Kode Bank (lihat Daftar Bank yang didukung)
Bank Account Name (*) Nama Rekening Bank Penerima
Bank Account Number (*) Nomor Rekening Bank Penerima
Description (*) Deskripsi transfer
Email (Opsional) - Akan mengirimkan e-mail “Anda telah dibayar”. Gunakan koma untuk menambahkan lebih dari 1 e-mail
Email CC (Opsional) - Hanya dapat dilakukan jika kolom e-mail diisi
Email BCC (Opsional) - Hanya dapat dilakukan jika kolom e-mail diisi
External ID (Opsional) - Digunakan sebagai referensi pada laporan dan callback API - dapat berupa ID pada sistem anda untuk membantu rekonsiliasi per baris

Panduan: (*) yang bertandakan harus diisi. Sisanya bersifat opsional.


FAQ

  1. Apakah saya akan menerima notifikasi setelah saya mengirimkan Batch Disbursement?

    Ya. Ketika Batch Disbursement diproses maka anda akan diberitahu melalui laporan transaksi yang dikirimkan ke e-mail terdaftar anda.

  2. Bagaimana saya bisa mengetahui apakah Batch Disbursement berhasil atau tidak?

    Anda akan memiliki akses ke dasbor untuk dapat melihat rincian dan status dari Batch Disbursement yang telah dilakukan. Status yang ditampilkan pada dasbor untuk Batch Disbursement dapat berupa:

    • Pending: Batch Disbursement sedang diproses
    • Failed: Batch Disbursement telah selesai diproses dan semua transaksi telah gagal
    • Check: Batch Disbursement telah selesai diproses dan sebagian transaksi telah gagal
    • Completed: Batch Disbursement telah selesai diproses dan semua transaksi telah berhasil
  3. Apa yang harus saya lakukan jika Name Validator berhasil tapi Disbursement gagal? Mengapa hal ini bisa terjadi?

    PleaseAnda dapat mengkonfirmasi dengan pengguna anda dan memastikan bahwa tidak ada masalah dengan rekening bank penerima. Hal yang sering terjadi adalah karena rekening bank penerima tidak aktif atau dibekukan. Jadi meskipun akun bank penerima telah berhasil divalidasi, akun tersebut tidak dapat menerima dana.

    AlternativelyDi sisi lain, apabila bank penerima adalah bank BCA dan anda mendapatkan kode eror seperti dibawah, anda dapat mencoba lagi dengan menambahkan angka “0” (nol) di depan nomor rekening bank. Untuk BCA, Name Validator akan menghasilkan respon sukses seolah sudah ditambahkan angka “0” (nol) di depan nomor rekeningnya. Namun untuk sistem pada Disbursement hal ini tidak bisa dilakukan secara otomatis, penambahan angka “0” harus dilakukan agar transaksi dapat berhasil.

    {"error_code":"RECIPIENT_ACCOUNT_NUMBER_ERROR",
    "message":"BCA account numbers must be 10 digits long"}
    
  4. Bagaimana saya bisa melakukan transfer ke banyak rekening sekaligus?

    Anda akan perlu untuk melakukan top up terlebih dahulu ke rekening bank Xendit, lalu pihak Xendit akan bertindak atas nama anda untuk melakukan pengiriman dana ke rekening yang dituju. Anda dapat melihat saldo anda di dasbor dan melakukan penarikan dana kapan pun.

  5. Apakah ada minimal untuk top up sebelum saya dapat melakukan Disbursement?

    Tidak, untuk transaksi top up tidak ada minimal. Namun, agar Disbursement dapat berhasil, anda harus memiliki saldo yang cukup sesuai dengan jumlah dana yang akan di transfer.

  6. Apakah saya bisa membuat beberapa akun pengguna? Apakah saya akan dikenakan biaya lebih?

    Ya, anda bisa. Anda hanya perlu untuk melakukan pendaftaran bisnis sekali saja, dan anda akan mendapatkan 1 (satu) akun pengguna. Kemudian anda dapat mengundang atau membuat akun pengguna baru dengan perizinan yang berbeda-beda, dan tidak akan ada biaya tambahan apapun dalam melakukan ini.

  7. Bagaimana jika saya input rincian bank yang salah pada rekening tujuan?

    Validasi yang dilakukan dalam Batch Disbursement adalah Name Validation, yang akan mencocokkan nama pemilik rekening bank tujuan dengan nama yang anda tuliskan. Apabila ditemukan perbedaan dalam nama ini, anda akan diberitahu melalui dasbor dan memiliki pilihan untuk melanjutkan transaksi tersebut atau tidak. Namun, ketika sudah diproses, transaksi akan bersifat final dan tidak dapat dibatalkan. Kami juga tidak dapat memperbaiki atau mengubah nama dari rekening bank tujuan setelah suatu Batch telah diajukan.

  8. Apabila suatu Batch masih dalam proses “validating”, apakah sebagian dari transaksi transfer masing-masing tersebut akan terus dilanjutkan?

    Tidak, seluruh Batch tersebut harus selesai tervalidasi untuk dapat diproses

  9. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dari sebuah transaksi untuk berubah statusnya dari “pending” menjadi “completed” atau “failed”?

    TheRentang waktu yang dibutuhkan akan bergantung kepada banyaknya jumlah transaksi dalam suatu Batch dan pihak dari bank penerima. Akan tetapi, pada umumnya setiap transaksi membutuhkan waktu kurang lebih, dan biasanya lebih cepat dari 2 menit. Perhitungan ini tidak memperhitungkan kemungkinan tertundanya transaksi yang dapat disebabkan oleh sistem, baik dari pihak bank pengirim maupun pihak bank penerima.

  10. IsApakah ada kemungkinan untuk status Disbursement berubah dari “Completed” menjadi “Failed”?

    Ya, hal ini pernah terjadi sebelumnya. Namun kasus seperti ini sangat jarang terjadi.

  11. ForUntuk transaksi yang berubah dari “Completed” menjadi “Failed”, berapa lama waktu hingga status tersebut berubah? Apakah masih bisa berubah setelah X bulan?

    Kami akan mengetahui ketika terjadi pengembalian dana dari transfer yang gagal pada rekening bank kami dalam 2 hingga 3 hari. Waktu yang paling lama pernah tercatat adalah 3 hari. Tidak, status tersebut tidak akan berubah setelah sekian X bulan, waktu yang paling lama untuk kasus pengembalian dana tersebut agar dapat berhasil dan terdeteksi adalah 1 minggu.

  12. Dapatkah saya membatalkan Batch Disbursement yang telah di-approve?

    Ketika permintaan untuk melakukan Batch Disbursement telah di-approve oleh akun Approver, ini menandakan bahwa Batch Disbursement tersebut sedang diproses oleh pihak Xendit dan proses ini tidak dapat dibatalkan. Oleh karena itu, pastikan Approver telah melakukan pengecekan kembali sebelum melakukan permintaan Batch Disbursement.

  13. Apakah ada limit dari jumlah Disbursement dalam satu Batch Disbursement?

    Ya, Batch Disbursement memiliki limit sebanyak 1000 transaksi setiap batchnya.

  14. Bisakan disbursement dilakukan ke e-wallet?

    Ya, kami mendukung disbursement menuju e-wallet besar (GoPay, OVO, dan Mandiri e-Cash). Anda bisa langsung mengirimkan dananya ke e-wallet dari pelanggan anda. Cukup mengisi informasi berikut di menggunakan format berikut di request disbursement:

    "Bank Code" = kode bank dari e-wallet tujuan (Contoh: GOPAY / OVO / MANDIRI_ECASH)

    "Account Holder Name" = nama dari pelanggan, sesuai simpanan database e-wallet

    "Account Number" = nomor handphone pelanggan yang terdaftar di e-wallet (contohnya: 0812XXXXXXXXX)

    Karena kami akan melakukan transfer menuju e-wallet yang dikaitkan dengan nomor handphone spesifik, harap memastikan bahwa anda telah memasukkan nomor telepon yang benar ketika request dikirimkan. Disbursementnya akan muncul sebagai top up di e-wallet customer anda. Kami selalu menambahkan pilihan tujuan disbursement yang bisa dilakukan. Silahkan hubungi kami jika ada tujuan yang anda inginkan segera!